Hoja de Requerimientos
Sistema de Gestión de Inventarios (SGA) Inteligente
Centro Dermatológico Giovanni Bojanini · Versión 1.0 · Febrero 2026
1. Identificación del Proyecto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del sistema | Sistema de Gestión de Inventarios (SGA) Inteligente |
| Cliente / Beneficiario | Centro Dermatológico Giovanni Bojanini |
| Objetivo general | Optimizar la gestión de suministros e insumos mediante trazabilidad FEFO, control de almacén y automatización de compras, con foco en seguridad del paciente y continuidad operativa. |
| Alcance | Backend API, aplicación web operativa y aplicación móvil (Android) para consumo en campo. Integración con sistemas de Agendamiento de Citas e Historias Clínicas. |
2. Objetivos del Sistema
- Desperdicio por vencimiento: tender a 0% mediante control FEFO y alertas.
- Trazabilidad: 100% de los insumos desde recepción hasta consumo.
- Control de gasto: visibilidad 24/7 del gasto real y del inventario.
- Abastecimiento: punto de reorden y órdenes de compra automáticas según consumo.
- Seguridad y cumplimiento: auditoría, evidencias y métricas de uso.
3. Alcance Funcional por Módulos
3.1 Gestión SGA (Almacén)
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| SGA-01 | Control de almacenes | Alta | Gestionar uno o más almacenes con zonificación y capacidad instalada. |
| SGA-02 | Ubicaciones inteligentes | Alta | Definir y mantener ubicaciones (estanterías, zonas) para agilizar el picking. |
| SGA-03 | Entradas de inventario | Alta | Registrar ingresos de insumos (cantidad, lote, fecha de vencimiento, ubicación). |
| SGA-04 | Salidas de inventario | Alta | Registrar salidas por consumo, traslado o baja, asociadas a ubicación y lote. |
| SGA-05 | Consulta de stock | Alta | Consultar disponibilidad por producto, lote, ubicación y almacén en tiempo real. |
| SGA-06 | Dashboard de almacén | Media | Vista consolidada con indicadores (rotación, vencimientos próximos, stock OK). |
3.2 Control FEFO (First Expired, First Out)
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| FEFO-01 | Priorización por vencimiento | Alta | Ordenar y sugerir salida según fecha de vencimiento (primero en vencer, primero en salir). |
| FEFO-02 | Alertas de vencimiento | Alta | Alertas preventivas por producto/lote que vence en X días (configurable). |
| FEFO-03 | Reportes de vencimiento | Media | Reportes y listados de ítems por vencer o vencidos para toma de decisiones. |
3.3 Compras e Insumos
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| COM-01 | Cálculo de cantidad óptima | Alta | Calcular cantidad a comprar según velocidad de consumo y stock actual. |
| COM-02 | Punto de reorden | Alta | Definir y mantener puntos de reorden por producto/insumo. |
| COM-03 | Órdenes de compra automáticas | Alta | Generar órdenes de compra (o sugerencias) basadas en consumo y reorden. |
| COM-04 | Historial de compras | Media | Consultar historial de órdenes y recepciones para análisis. |
3.4 Auditoría y Trazabilidad
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| AUD-01 | Registro de accesos | Alta | Registrar accesos al sistema (usuario, fecha, acción). |
| AUD-02 | Registro de movimientos | Alta | Trazabilidad de cada movimiento de inventario (entrada, salida, ajuste). |
| AUD-03 | Evidencias de auditoría | Alta | Generar evidencias exportables (reportes, logs) para auditoría. |
| AUD-04 | Métricas de uso | Media | Métricas de uso del sistema para cumplimiento y mejora continua. |
3.5 Condiciones de Almacenamiento
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| CON-01 | Monitoreo de temperatura | Alta | Registrar y monitorear temperatura en zonas/equipos de almacenamiento. |
| CON-02 | Monitoreo de humedad relativa | Alta | Registrar y monitorear humedad relativa donde aplique. |
| CON-03 | Control estadístico | Media | Aplicar control estadístico (ej. gráficos de control) sobre las variables. |
| CON-04 | Alertas por desviación | Alta | Alertas inmediatas cuando temperatura o humedad salgan del rango permitido. |
| CON-05 | Formatos de registro en PDF | Alta | Los formatos de registro (temperatura, humedad, etc.) se enviarán en formato PDF directamente a la carpeta de almacenamiento definida por la clínica. La clínica proporcionará la URL (o ruta) del destino y los permisos de escritura necesarios. |
| CON-06 | Alertas según tendencias de registros | Alta | Generación de alertas basadas en las tendencias de los registros (temperatura, humedad, etc.): por ejemplo, tendencia al alza o a la baja sostenida, desviación respecto a la media histórica o patrones que indiquen riesgo antes de salir del rango permitido. |
4. Requerimientos de Integración (API)
Es necesario que el proveedor del sistema de historias clínicas y de agendamiento facilite los endpoints descritos a continuación, junto con la documentación respectiva (URL, payload, validaciones, token de acceso, etc.).
4.1 Endpoints que debe facilitar el proveedor (Agendamiento e Historias Clínicas)
| # | Descripción | Método | Uso en el SGA |
|---|---|---|---|
| 1 | Acceso a las agendas de los diferentes servicios médicos. Consultar agendas por servicio, fecha, profesional, etc. | GET | Análisis de demanda, predicción de insumos según servicios agendados y sincronización con la planificación. |
| 2 | Acceso a los datos básicos del paciente registrado. Datos de contacto: nombre, documento, dirección, teléfono, correo, etc. | GET | Identificación y trazabilidad al registrar consumos o procedimientos, sin almacenar la historia clínica completa. |
| 3 | Registro en la gestión de la historia clínica: (a) insumos utilizados en el procedimiento, (b) descripción de lo realizado en dicho procedimiento. | POST | Carga desde el SGA hacia el sistema de historias clínicas para unificar procedimiento, consumos y facturación. |
4.2 Documentación requerida por endpoint
Para todos los endpoints anteriores, el proveedor debe entregar documentación que incluya al menos:
- URL: URL base y path del recurso (ej.
https://api.sistema.com/v1/agendas). - Método HTTP: GET o POST según corresponda.
- Payload de entrada (POST): estructura del cuerpo (JSON), campos obligatorios y opcionales, tipos de dato.
- Payload de respuesta: estructura en caso de éxito (200/201) y en caso de error (4xx/5xx).
- Validaciones: campos requeridos, formatos (fecha, documento, etc.), longitudes y rangos.
- Autenticación: mecanismo de acceso (token Bearer, API Key, OAuth, etc.), forma de obtención y renovación del token.
- Códigos de estado HTTP y mensajes de error típicos.
- Ejemplos de solicitud y respuesta (recomendado).
4.3 Resumen de requerimientos de integración (trazabilidad)
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| API-01 | Agendas por servicio médico | Alta | Endpoint GET para acceder a las agendas de los diferentes servicios médicos. |
| API-02 | Datos básicos del paciente | Alta | Endpoint GET para consultar datos de contacto del paciente (nombre, documento, dirección, teléfono, etc.). |
| API-03 | Registro de insumos y procedimiento en HC | Alta | Endpoint POST para registrar en la historia clínica los insumos utilizados y la descripción del procedimiento. |
| API-04 | Documentación de endpoints | Alta | Documentación completa por endpoint: URL, payload, validaciones, token de acceso, ejemplos. |
| API-05 | Análisis de demanda (SGA) | Media | Uso interno en SGA de los datos de agendamiento para predicción de insumos. |
| API-06 | Seguridad de API propias | Alta | Autenticación, versionamiento y monitoreo de las APIs propias del SGA. |
El desarrollo de estos endpoints y su documentación corresponde al proveedor del software de agendamiento e historias clínicas. La integración con el sistema de la clínica es viable siempre que se disponga de los endpoints y la documentación indicados.
5. Requerimientos de Arquitectura y Entregables
| ID | Requerimiento | Prioridad | Descripción |
|---|---|---|---|
| ARQ-01 | Backend API | Alta | API propia con autenticación, versionamiento y monitoreo. |
| ARQ-02 | Aplicación web | Alta | Frontend responsive para operación en PC (inventarios, FEFO, compras, tableros). |
| ARQ-03 | Aplicación móvil | Alta | App Android para uso en campo: movimientos, alertas y confirmaciones vía API. |
| ARQ-04 | Disponibilidad y seguridad | Alta | Garantizar disponibilidad y seguridad extremo a extremo. |
6. Requerimientos No Funcionales
| ID | Categoría | Descripción |
|---|---|---|
| RNF-01 | Rendimiento | Consultas de stock y dashboards en tiempo real sin demoras perceptibles. |
| RNF-02 | Seguridad | Acceso por roles, trazabilidad de acciones y protección de datos. |
| RNF-03 | Usabilidad | Interfaz clara para personal de almacén y compras. |
| RNF-04 | Mantenibilidad | Código y APIs documentados para soporte y evolución. |
| RNF-05 | Escalabilidad | Diseño que permita crecer en almacenes, productos y usuarios. |
7. Fases de Implementación y Criterios de Aceptación
| Fase | % | Duración | Entregable principal | Criterio de aceptación |
|---|---|---|---|---|
| Fase 1 | 50% | 2 meses | Inicio del proyecto y creación del sistema | Módulos SGA, FEFO, Compras e Insumos operativos en entorno de desarrollo; APIs base definidas. |
| Fase 2 | 20% | 1 mes | Servidor de pruebas y pruebas | Sistema desplegado en ambiente de pruebas; pruebas funcionales y de integración ejecutadas. |
| Fase 3 | 20% | 1 mes (paralelo a Fase 2) | Servidor de producción e inicio de operaciones | Sistema en producción; usuarios clave capacitados; datos iniciales cargados. |
| Fase 4 | 10% | 1 mes | Finalización, mantenimiento y soporte | Documentación entregada; soporte post-implementación acordado; lecciones aprendidas registradas. |
8. Exclusiones y Supuestos · 9. Glosario
Exclusiones
No se incluye el desarrollo de las APIs del sistema de agendamiento ni del sistema de historias clínicas; corresponde al proveedor de esos sistemas.
Supuestos
La clínica dispone de datos maestros de insumos y proveedores; el proveedor de agendamiento/HC puede exponer APIs en los plazos acordados; se asignarán usuarios clave para pruebas y capacitación.
Glosario
- FEFO: First Expired, First Out (primero en vencer, primero en salir).
- SGA: Sistema de Gestión de Almacén / Inventarios.
- Picking: Proceso de preparación y extracción de ítems para salida.
- Punto de reorden: Nivel de stock que dispara una sugerencia o orden de compra.